1С:Документооборот Холдинг

1С: Документооборот Холдинг – это специализированное решение для крупных корпораций и холдингов, обладающее рядом уникальных особенностей, предназначенных именно для управления внутрикорпоративным документооборотом, информационными потоками и бизнес-процессами крупного бизнеса.

Предназначен для крупных холдингов и корпорация с большим количеством дивизионов и филиалов.

1С: Документооборот Холдинг является развитием функционала 1С:Документооборот 8 КОРП и позволяет создать единую систему электронного документооборота и организовать эффективную работу сотрудников холдинга.

Возможности 1С: Документооборот Холдинг

• Единое и структурированное хранение документов холдинга
• Работа с документами всех типов
• Автоматизация процессов в компании
• Работа со всеми видами ЭЦП, в том числе с облачной.
• Учет входящей и исходящей корреспонденции
• Учет и планирование рабочего времени, проектный учет
• Бесшовная интеграция с другими решениями 1С, в том числе 1С Архив, 1С Кабинет сотрудника

Ключевая возможность 1С: Документооборот Холдинг

Контролируемый обмен данными – интеграция информационных баз в единую информационную систему с возможностью хранения всей информации в одной центральной базе.

Преимущества метода контролируемого обмена данными:

• Контроль за репликацией
• Контроль изменения объектов
• Поддержка ссылочной целостности
• Учет особенностей конфигурации
• Загрузка и выгрузка данных в многопоточном режиме

Преимущества использования

Решение «1С:Документооборот 8 Холдинг» идеально подходит крупным компаниям, стремящимся обеспечить эффективный документооборот, высокую исполнительскую дисциплину и качественную обработку информации.

Данная система позволяет сократить временные и финансовые затраты на управление документацией, увеличивая эффективность работы сотрудников и всей корпорации в целом.

• единое информационное пространство для структур холдинга
• снижение затрат на IT-сопровождение систем
• сокращение сроков обработки документов между структурами холдинга

Ключевые функциональные возможности 1С Документооборот 8 Холдинг

«1С:Документооборот 8 Холдинг», позволяет эффективно и удобно управлять документами и рабочими процессами в корпорациях.

Общие возможности:

1. Справочники и разделение потоков документов

Единый справочник документов позволяет раздельно хранить три потока документов: входящие, исходящие и внутренние. Такая сегментация упрощает навигацию и облегчает настройку доступа к документам, поскольку система различает право доступа к разным видам документов.

2. Тематика документов

Дополнительные признаки (темы) помогают классифицировать документы по типу, назначению или области применения. Это полезно для группировки документов по различным признакам, упрощая их последующий поиск и анализ.

3. Синхронизация доступа к связанным документам

Если сотрудник получил доступ к какому-либо документу, автоматически открывается доступ ко всем связанным документам. Это гарантирует, что сотрудник видит полную картину взаимоотношений между документами, устраняя необходимость дополнительного обращения за разрешением.

4. Интерфейс обработки документов и мероприятий

Новая концепция интерфейса обработки документов делает работу более прозрачной и понятной. Здесь можно настроить запуск определенных действий (автозапуск), изменить условия запуска, скопировать настройки и многое другое. Всё собрано в одном удобном месте, что значительно упрощает работу администратора и пользователей.

5. Уровень важности документов

Теперь документы можно отмечать уровнем важности: высокий, средний, низкий. Это позволяет лучше приоритезировать задачи и фокусироваться на важнейших документах.

6. Многопредметные процессы

Дополнительно можно добавлять документы в качестве вспомогательных элементов или заполнить поля существующих документов. Такие возможности полезны для структурирования и взаимной увязки документов в процессах.

7. Нумерация документов

Появилась возможность временно зарезервировать номера для будущих документов, а также повторно использовать освободившиеся номера. Это значительно упрощает внутреннюю систему учета документов.

8. Новый интерфейс отображения связей документа

Интерфейс наглядно показывает связи документа с другими документами, такими как "делает недействующим" или "ответ на". Эти визуализации облегчают понимание отношений между документами.

9. Новые способы подписания документов

Реализовано множество вариантов подписания документов, в том числе подписка от имени различных организаций, поддержка множественного подписания и вытеснение одних участников согласования другими. Такой подход повышает надёжность и простоту управления документами.

10. Проекты резолюций

Автор документа или регистратор может предварительно подготовить проект резолюции, который облегчит дальнейшее принятие решений руководителями.

11. Параллельное согласование документов

Теперь согласующие работают параллельно, оставляя свои замечания, которые автоматически переносятся в итоговый протокол разногласий. Это ускоряет процесс согласования и позволяет избежать ошибок, вызванных отсутствием координации.<

12. Контроль версий согласованных файлов

Можно проверить, какой именно файл был согласован, а также убедиться, что он не подвергался изменениям после согласования. Это устраняет сомнения в достоверности согласованного материала.

13. Реестр документов и мероприятий

Все документы и мероприятия разбиты на удобные категории, что упрощает быструю навигацию и доступ к необходимым элементам.

14. Дополнительные реквизиты и усовершенствования карточек документов

Карточки документов стали более гибкими, что позволяет размещать реквизиты в произвольных местах и проверять правильность их заполнения средствами встроенной проверки орфографии.

15. Новшества в работе с электронной подписью

Добавлены новые опции для работы с электронной подписью, такие как вставка штампа простой электронной подписи, отметка об электронной подписи на страницах документов и автоматическая конвертация документов в формат PDF/A.

16. Использование облачной электронной подписи

Теперь стало возможным применять облачную электронную подпись на основе КриптоПро DSS, что значительно упрощает и ускоряет процесс подтверждения подлинности документов.

Контролируемый обмен данными

Система контролируемого обмена данными позволяет создавать распределенные информационные базы (узлы), обеспечивая автоматизированное взаимодействие между ними. Это решение оптимизирует работу организаций, имеющих филиалы или удаленные подразделения, позволяя поддерживать единые настройки и нормативную базу во всех узлах сети.

1. Автоматический обмен информацией

• Создание единой информационной среды между несколькими отдельными информационными базами (узлами).
• Поддержка автоматического обновления общих справочников и настроек программного обеспечения в каждом узле.

2. Маршрутизация документов

• Возможность задания маршрутов обработки документов, вовлекающих сотрудников различных подразделений организации независимо от территориального расположения.

3. Параллельная обработка данных

• Ускорение процессов приема и передачи данных путем параллельной загрузки и выгрузки информации одновременно в несколько потоков.

Обмен электронными документами с контрагентами

Система позволяет значительно сократить временные издержки, минимизировать риски ошибок и повысить прозрачность бизнес-процессов, благодаря переходу на ЭДО с поставщиками, заказчиками и государственными органами.

Создание документов

• Возможность формирования документов в программе «1С:Документооборот», используя данные входящих электронных документов, полученных через каналы электронной цифровой подписи (ЭДО).
• Полностью автоматизирована процедура ввода исходящих данных, включая формирование первичных учетных документов и договоров.

Пакетная передача документов

• Реализована пакетная отправка множества документов одним действием, ускоряя процесс отправки отчетности и контрактов партнерам.

Работа с машиночитаемыми доверенностями (МЧД)

• Генерация МЧД непосредственно в системе с возможностью подписания уполномоченными лицами.
• Регистрация доверенностей в Федеральной налоговой службе (ФНС) России автоматически.
• Функция отзыва выданных доверенностей при необходимости.

Интеграция с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

• Позволяет отправлять электронные документы государственным органам, контролирующим организациям и другим ведомствам без бумажной формы подачи отчетов.