Документооборот образовательных организаций

Функциональные возможности

• Дистанционное подписание договоров ГПХ с преподавателями
• Интеграция с МЭДО
• Подписание документов облачной ЭП
• Штрихкодирование и потоковое сканирование документов в 1С Документооборот 8
• Интеграция с корпоративными системами заказчика (сквозные процессы)
• Организация электронного архива в ВУЗе

Внедрение возможности заключения договоров об образовании путем подписания договоров электронной подписью (ПЭП, УНЭП, КЭП).

Проблематика: преподавательский состав в ВУЗах довольно часто работает по совместительству и по договорам ГПХ и по индивидуальному расписанию. Ввиду высокой загрузки порой сложно оперативно подписать документы.

Решение: предлагаем подключить модуль Дистанционное подписание договоров ГПХ с преподавателями.

Реализация требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде

Проблематика: необходимо настроить интеграцию существующей СЭД в ВУЗе с МЭДО для обмена документами

Решение: предлагаем подключить модуль для интеграции с МЭДО

Реализация возможности подписания документов в 1С Документооборот 8 электронной подписью, без использования физического носителя.

Проблематика: Современные ВУЗы имеют несколько кампусов и научных центров, зачастую расположенных в разных регионах. Сотрудники ВУЗа работают по индивидуальному графику. Необходимо организовать своевременное подписание документов
• не всегда есть возможность носить с собой флешки и другие физические носители для подписания документов;
• не на всех устройствах есть возможность подключать внешние носители устройств.

Решение: предлагаем подключить модуль для подписания документов в 1С Документооборот 8 облачной ЭП, это позволит организовать оперативно подписать документы с любого устройства.

Реализация возможности прикрепления подлинников документов к электронным карточкам в 1С Документооборот 8 с использованием штрихкодирования и потокового сканера

Проблематика: необходимо сократить время на перевод большого количества документов в электронный вид и упростить поиск нужных документов

Решение: предлагаем в вести в использование штрихкодирование документов, это позволит системе распознавать и распределять документы к нужным карточкам. С помощью поточного сканирования документов можно увеличь скорость обработки бумажных документов.

Реализация сквозных бесшовных процессов с корпоративными системами ВУЗа.

Проблематика: в ВУЗе используется большое количество информационных систем, каждая выполняет свой круг задач, при этом необходимо организовать регулярный обмен данными, что бы пользователям не приходилось вносить одну и ту же информацию несколько раз.

Решение: предлагаем настроить интеграции всех систем Вуза в общее информационное пространство

Организация долговременного хранения документов с сохранением юридически значимой ЭЦП, а также создание единого информационного пространства для хранения бумажных и электронных документов ВУЗа

Проблематика: В ВУЗах большое количество документов с длительными сроками хранения (переписка с Минооборонауки и другими госструктурами, протоколы заседаний аттестационных комиссий, личные дела студентов и преподавателей). На данный момент почти весь документооборот перешел от бумажного в электронный и требуется организовать работу не только мощных серверов, но своевременно пролонгировать действие ЭЦП.

Решение: предлагаем внедрение системы 1С Архив, которая позволяет обеспечить долговременное хранение электронных документов с сохранением юридически значимой ЭЦП.

Типовые бизнес-процессы

Реализованы типовые бизнес-процессы организации. Возможно реализовать опционально нетиповую логику любого процесса в зависимости от принятых норм делопроизводства

Приказы по образовательной деятельности

Расширен список реквизитов электронной карточки документа. В карточку электронного документа добавлены поля с подсказками для пользователя при заполнении. Добавлена табличная часть со списком абитуриентов.

Автоматическое заполнение шаблонов печатных форм документов

• Приказ о зачислении
• Приказ об отчислении в связи окончанием обучения
• Приказ об отчислении в связи с невыполнением учебной программы
• Приказ о продлении обучения

Договорные документы

Расширен список реквизитов электронной карточки документа. Для договоров поставки реализовано автоматическое заполнение шаблонов:

Для группы договоров «Доходные договорные документы» реализовано автоматическое заполнение шаблонов

• Договор на оказание платных образовательных услуг в сфере ДПО
• Договор на оказание информационно-консультационных услуг в формате семинара/вебинара
• Договор на оказание информационно-консультационных услуг в формате семинара/вебинара
• Договор на оказание услуг по сертификации экспертов по стандартизации
• Договор на оказание услуг
• Договор о предоставлении платных образовательных услуг
• Договор на поставку печатной продукции
• Договор поставки
• Дополнительное соглашение Подгруппа «Расходные договорные документы»

Служебные записки

Внутренний документ служебная записка может быть любого вида. Реализована возможность подготовки документа по шаблону.

• Автоматическое создание документов по шаблонам
• Независимая нумерация в разрезе филиалов

Преднастроены шаблоны

• Служебная записка о закупке
• Служебная записка о согласовании ДС к договору

Модуль корреспонденция

Предназначен для автоматизации работы делопроизводителей образовательного учреждения. Обеспечивает регистрацию и хранение электронных копий документов.

Виды входящих и исходящих документов

• Входящий документ по Email
• Входящий документ с сайта ВУЗа
• Обращение граждан
• Переписка с гос. органами РФ
• Переписка с грифом «Для служебного пользования» (ДСП)
• Ответ на обращение граждан

Модуль внутренние документы

Позволяет организовать многопользовательскую работу над любыми внутренними документами (приказы, распоряжения, договора и т.д.)

Обеспечивает информационное обслуживание основной производственной деятельности специалистов и руководства ВУЗа, поддержку принятия ими управленческих решений.

Протоколы совещаний

Подготовка протоколов по шаблонам организации

На основании протоколов возможно поставить поручения отдельным сотрудникам с возможностью контроля сроков исполнения

• Протокол совещания общие
• Протокол совещания с Директорами филиалов
• Протокол комиссии по налогам и рискам
• Протокол Комиссии по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью
• Протокол Кадрового комитета
• Протокол Проектного комитета
• Протокол комиссии по защите плана производства и реализации (ППР)
• Протокол бюджетного комитета

Связи документов

Реализована возможность установить связи между документами (например, между договором и его доп. соглашением и т.п.)

Для конкретного документа структура всех его связей в виде дерева отображается на закладке «Связи» карточки документа с указанием количества связанных документов.

Виды связей документов

Модуль корреспонденция

Комплексная работа с бумажными и электронными доверенностями образовательной организации.

• Быстрое оформление по настроенным шаблонам
• Согласование доверенности с ректоратом и подписание
• Единый реестр доверенностей учреждения
• Контроль сроков действия доверенностей

Поиск документов

Полнотекстовый поиск позволяет найти документ по любому известному реквизиту, процесс поиска происходит по всей информационной базе

Ограничение прав доступа к документам

Доступ к документам и файлам гибко настраивается в зависимости структуры и должностных обязанностей сотрудников.

Пользователи системы видят только те документы, которые сами создавали или участвовали в их обработке (согласовании, исполнении, ознакомлении и т.д.), включая отчеты и результаты поисковых запросов.

Для группы договоров «Доходные договорные документы» реализовано автоматическое заполнение шаблонов

Рабочий календарь сотрудника

Использование календаря помогает решить задачу эффективного использования рабочего времени сотрудника

• Распределения задач между сотрудниками
• Планирование общих мероприятий (планерок, заседаний деканатов, ВКС и др.)
• Инструмент для планирования рабочего времени сотрудника

Поддерживает работу с любым видом электронной подписи

• Ограничивающие права
• Расширяющие права
• Возможно использование «Облачной» ЭЦП

Выполнение задач по почте

Пользователь может выполнять задачи по почте не входя в программу

• С помощью обычного почтового клиента
• Веб-почты, в том числе посредством планшетных устройств
• Доступна работа с любым документом

Интеграция с почтовым клиентом

Встроенный почтовый клиент

• Отправка писем коллегам или на произвольный адрес
• Отправка писем сразу из системы
• Шаблоны писем

Создание на основании писем

Система уведомлений

В системе предусмотрены гибкие настройки подписок пользователя на различные события

Виды уведомлений

• Контроль просроченных задач
• Назначение ответственным за документ
• Окончание срока действия документов 
• Остановка и прерывание процессов 
• Поступление новой задачи 
• Приближение контрольного срока
• Приближение окончания срока действия документов
• Приближение сроков выполнения задач
• Уведомление программы 
• Получение сообщения в чате

Делегирование прав и работа с отсутствиями

Механизм «Отсутствия» используется для отражения:

• Факта отсутствия сотрудника с указанием причины
• Назначения заместителей на указанный период.

Если пользователь самостоятельно не может этого сделать (например, заболел), эту запись может добавить руководитель или Администратор системы

Интеграция с решениями 1С

Функционал позволяет объединить системы 1С используемые в компании в единое информационное поле

• Ручная загрузка и выгрузка данных и файлов между базами 1С
• Автоматическая синхронизация данных между базами 1С
• Построение территориально распределенных систем
• Бесшовная интеграция

Документооборот образовательной организации на платформе 1С: Предприятие 8

ECM – система для людей, а не для документов