1С Архив

Долгосрочное хранение электронных документов

Как и сколько нужно хранить электронные документы

Немногие компании до сих пор сохранили бумажный документооборот. Уже давно мы привыкли обмениваться первичной документацией с партнерами по ЭДО, сейчас активно осваиваем КЭДО (кадровый электронный документооборот). Объём электронных документов постоянно увеличивается, необходимо правильно организовать сохранность и юридическую силу документов.

Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Требования, которые установлены законодательством РФ об архивном деле:

• счета-фактуры, первичка — 5 лет;
• регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
• квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
• годовые финансовые отчеты — 10 лет;
• учетная политика предприятия — 5 лет;
• сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
• передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
• все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.

Для хранения электронных документов необходимо на предприятии организовать – электронный архив. Системные программные комплексы, в которых имеется функционал для архивной обработки, учёта и хранения документов.

Почему появилась конфигурация 1С Архив?

Компании сталкиваются с проблемой хранения электронных документов. Существует проблема хранения юридически значимых документов в течении длительного периода. Согласно законодательству РФ об архивном деле, срок хранения документов зависит от его вида и составляет 10, 20, 50,70 лет.

• Постоянно растет объем электронных документов.
• Цифровые подписи имеют срок действия всего 12-15 месяцев.

Конфигурация 1С Архив позволяет:

• Организовать долговременное надежное хранение электронных и бумажных документов;
• Сохранить юридическую значимость документов на протяжение всего срока хранения;
• Обеспечить хранение документов в соответствие с требованиями Росархива:
• Формирование списка фондов;
• Формирование описей дел, печать годовых разделов;
• Отображение дел в виде иерархии «Фонд/годовой раздел описи/ дело/документ».
• Настроить интеграцию с другими источниками хранения информации;
• Снизить нагрузку на используемые программы.

 Стоимость приобретения

Стоимость 1С:Архив электронная поставка 117 000 рублей.

Функционал 1С:Архив

• Обеспечивает возможность хранения документов по контейнерам, в соответствии с требованиями Росархив.

Контейнер содержит в себе следующие данные:

• Контент и метаданные электронных документов (номер, дата, вид, организация, визы, резолюции, связи);
• Файлы электронных подписей (УКЭП, УНЭП, ПЭП);
• Визуализированная копия, текст электронного документа (формат PDF, PDA)

Картинка с видео 03.02.45

• Дополняет переданные ЭП до формата архивного хранения и продлевает срок хранения.
• Для архивного хранения используется формат подписи CAdES-Av3, который продлевает время «действия» на неограниченный период.
• Программа 1С Архив регулярно автоматически проверяет сроки окончания подписи и продлевает сроки действия.
• Реализованы механизмы поиска документов, полнотекстовый и по распознанному тексту.
• Конфигурация 1С:Архив поддерживает интеграцию только с 1С:Документооборотом – начиная с релиза 3.0.5.82. Список конфигураций, поддерживающих передачу документов в 1С:Архив будет расширен.