1С: Документооборот 8 КОРП

1С: Документооборот 8 КОРП – современная ECM-система от российского разработчика. Предназначена для эффективной организации работы с документами в компаниях любого размера. Позволяет автоматизировать и ускорить все процессы, связанные с обработкой документов, постановкой задач и контролем их исполнения.

Конфигурация предназначена для крупных коммерческих предприятий, государственных и бюджетных учреждений со сложным документопотоком и организационной структурой.

Чем привлекает пользователей 1С Документооборот 8 КОРП?

• Соответствует законодательству РФ, рекомендациям Росархива и ГОСТа, а также принятым нормам ведения документооборота;
• Универсальное решение, подходит для любой отрасли и специфики деятельности компании;
• Позволяет автоматизировать бизнес-процессы компании по работе с документами и обеспечить надежной хранение;
• Бесшовная интеграция с другими решениями 1С Предприятие 8;
• Мобильное приложение.

Ключевые возможности 1С Документооборот 8 КОРП

1. Комплексное управление документами

• Единая платформа для регистрации, хранения и работы с документами всех видов (входящими, исходящими, внутренними).
• Возможность создавать электронные подписи, обеспечивая юридическую значимость документов.
• Гибкая настройка маршрутов согласования и утверждений документов.
• Архивирование документов с удобным поиском и восстановлением старых версий.

2. Управление задачами и поручениями

• Возможность создания задач и поручений, назначения ответственных сотрудников и установления сроков выполнения.
• Реализация функций контроля исполнения задач, напоминаний и уведомлений о просрочках.
• Составление аналитических отчетов по исполнению задач и оценке нагрузки сотрудников.

3. Структурированное хранение информации

• Каталогизация и упорядоченность информации по различным тематикам и отделам.
• Сохранение историй изменений документов и записей действий сотрудников.
• Библиотека образцов документов и шаблонов.

4. Сотрудничество и коммуникация

• Предоставляется инструментарий для коллективной работы над документами, совместное обсуждение и редактирование.
• Удобные средства для коммуникации между сотрудниками, включая возможность внутреннего чата и комментариев.

5. Инструмент автоматизации процессов

• Модули для настройки собственных бизнес-процессов, упрощающих ежедневные рабочие задачи.
• Универсальные возможности для интеграции с внешними сервисами и системами (ERP, CRM и др.).

6. Управление правами доступа

• Подробная настройка уровней доступа к документам и рабочим зонам системы.
• Прозрачная политика безопасности, предотвращающая несанкционированный доступ и потерю данных.

Функциональность 1С Документооборот 8 КОРП

При помощи конфигурации 1С:Документооборот 8 КОРП можно автоматизировать следующие процессы:

1. Учет исходящих, входящих и внутренних документов.

Позволяет эффективно организовать работу с бумажными и электронными документами, обеспечить контроль прохождения документации и повысить прозрачность бизнес-процессов предприятия.

Система обеспечивает полный цикл работы с документами от момента их поступления до архива, позволяя контролировать процесс движения каждого документа в организации и оперативно реагировать на любые изменения состояния делопроизводства.

2. Безопасное структурированное хранение данных.

Помогает организациям обеспечивать надежное и безопасное хранение данных. Система хранит всю документацию и метаданные централизованно. С помощью многоступенчатой настройки прав доступа пользователей можно обеспечить контроль доступа к информации и документам.

Вся история операций над документами сохраняется в специальных регистрах, что позволяет отслеживать каждое изменение документа вплоть до последней версии. Благодаря этому возможно восстановить любой предыдущий этап документа.

3. Управление договорами.

Позволяет автоматизировать учет договоров, начиная от заключения сделки и заканчивая расторжением договора.

• Прозрачность договорной деятельности благодаря единой платформе хранения всей необходимой информации.
• Сокращение сроков подготовки и согласования договоров за счёт автоматизации процедур.
• Минимизация человеческих ошибок и риска нарушения юридических норм благодаря строгому контролю соблюдения внутренних регламентов.

Создание и регистрация договоров

Каждый новый договор регистрируется в системе, присваивается уникальный номер и формируются обязательные реквизиты (контрагент, предмет договора, сумма, срок действия и прочие значимые атрибуты).

Согласование договоров

Автоматизированный процесс согласования договоров с участием различных подразделений компании (правового отдела, бухгалтерии, руководства). Возможна настройка маршрутов согласования и сроков рассмотрения.

Контроль исполнения обязательств

Программой ведется учет условий договора, включающий обязательства сторон и контроль их своевременности. При нарушении установленных сроков система оповещает ответственных сотрудников.

Управление изменениями

Любые дополнения, исправления или продление срока действия договора подлежат фиксации в системе. Все изменения сопровождаются журналом изменений и дополнительной процедурой согласования.

Формирование отчетности

Гибкая система формирования аналитических отчетов позволяет получать сведения о заключенных договорах, сроках исполнения обязательств, сумме задолженности контрагентов и другой важной информации.

4. Контроль версий документов.

Фиксирует система изменения, вносимые в документы во время их жизненного цикла. Эта функциональность важна для организаций, работающих с большим объемом динамически меняющихся документов, особенно если такие изменения требуют утверждения и согласования нескольких участников процесса.

Система поддерживает историю всех изменений, выполненных с каждым документом. Каждое новое действие (редактирование, утверждение, внесение замечаний) создает новую версию документа. Таким образом, обеспечивается полная хронология изменений, и при необходимости можно вернуться к предыдущей версии.

5. Проектная деятельность

Специализированный модуль, предназначенный для комплексного управления проектами и всеми сопутствующими рабочими процессами. Данный инструмент ориентирован на поддержку крупных компаний, которым необходима эффективная организация и контроль множества проектов одновременно.

• Управление портфелем проектов: предоставление инструментов для мониторинга и планирования сразу нескольких проектов, включая распределение ресурсов и бюджетов.
• Планирование задач: гибкое задание планового графика работ, выделение задач сотрудникам, установление дедлайнов и назначение исполнителей.
• Контроль исполнения: регулярные обновления статуса выполнения задач, информирование руководителей о задержках и отклонениях от плана.
• Отчётность и аналитика: формирование подробных отчётов о состоянии проектов, оценка трудозатрат, финансов и сроков.
• Интеграция с финансовыми инструментами: связь с модулями бюджетирования и финансовой отчётности для точного расчёта расходов и доходов проекта.
• Мобильный доступ: возможность удалённого управления проектами через мобильные устройства, что актуально для команд, работающих вне офиса.
• Коллаборация и общение: встроенные инструменты для коллективной работы, комментирования задач и взаимодействия членов команды.

6. Возможность полнотекстового поиска документов.

Позволяет пользователям искать необходимую информацию среди большого объема документов по содержимому текста.

Полнотекстовый поиск основан на индексации содержимого документов, включая тексты, вложения и метаданные. Индексация выполняется заранее, создавая специальный индекс, который используется для ускоренной обработки запросов.

• Быстрая обработка даже больших объемов данных.
• Поиск по всему содержимому документа, включая прикрепленные файлы.
• Поддержка сложных поисковых запросов с возможностью фильтрации результатов.

7. Исполнительская дисциплина.

Использование модуля позволяет снизить количества просроченных документов и улучшение общей управляемости организацией, повышение ответственности сотрудников за выполнение поручений и заданий.

• Постановка задач и контроль исполнения

Каждое поручение оформляется в виде задания с указанием сроков выполнения, ответственного лица и критериев оценки результата. Руководители отделов могут ставить задачи своим подчинённым прямо в системе, а работники получают уведомления о новых заданиях.

• Напоминания и уведомления

Система автоматически напоминает исполнителям о приближении крайнего срока исполнения задания, предупреждая о возможном нарушении сроков.

• Анализ исполнительской дисциплины

Руководители получают сводные отчёты о статусе исполнения поручений, позволяющие оценить степень загруженности сотрудников и выявить потенциальные задержки.

8. Работа с документами любого типа.

Система поддерживает практически все распространенные форматы документов (PDF, Word, Excel, изображения и т.п.), что позволяет организовать эффективную работу с документами компании.

9.Штрихкодирование и сканирование.

Позволяет ускорить регистрацию и идентификацию документов, уменьшить число ошибок и повысить общую эффективность работы организации.

Помимо простого нанесения штрихкодов, система позволяет реализовать:

• Массовое нанесение штрихкодов на большие партии документов.
• Распространение штрихкодов на накладные, счета-фактуры и другие сопроводительные бумаги.
• Совместимость с различными устройствами чтения штрихкодов.

10. Почтовый клиент.

Работа с электронной почтой непосредственно в системе позволяет эффективно управлять потоком корреспонденции и интегрирует её с остальными функциями программы.

• Просмотр писем и отправка сообщений: Вы можете читать входящие письма, отвечать на них и отправлять новые письма прямо из интерфейса системы, без необходимости открытия отдельного почтового клиента.
• Многопользовательская почта: Работаете с несколькими почтовыми ящиками одновременно, выбирая нужный аккаунт для конкретных нужд.
• Постановка задач и поручений: Из входящих писем можно создавать задачи и поручения другим сотрудникам, прикрепляя само письмо к задаче для контекста и пояснений.
• Включение переписки в состав документа: Любую цепочку писем можно включить в структуру документа, сделав её частью внутренней рабочей переписки и обеспечив доступ к ней коллегам.
• Прикрепление писем к задачам: Уже существующие письма могут быть присоединены к соответствующим задачам, обеспечивая полную картину хода работы.
• Отправка документов одним кликом: Готовая документация мгновенно направляется нужному получателю через почтовую службу, минуя лишние манипуляции.

Работа с электронной почтой непосредственно в системе 1С:Документооборот 8 КОРП заметно увеличивает скорость обработки корреспонденции, минимизирует затраты времени на межпрограммные переходы и обеспечивает интеграцию всех аспектов работы с письмами и документами в единый комфортный интерфейс.

11. Обработка и хранение персональных данных.

Программный продукт соответствует требованиям российского законодательства по обработке персональных данных (Федеральный закон №152-ФЗ):

• Возможность ограничения доступа к данным лиц определенной категории.
• Создание отчетов и журналов обработки персональных данных.
• Средства обезличивания данных для случаев передачи третьим лицам.

Что меняется в жизни компании с появлением 1С Документооборот 8?

По нашим результатам опроса, руководители отделов и линейные сотрудники отмечают:

• на 34 % сократилось время на выполнение «рутинных» задач
• документы компании упорядочено разложены по папкам и время на поиск нужного документа сократилось на 27%