Внедрение автоматизированной информационной системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения 8 для ФГАОУ ДПО «Академия стандартизации, метрологии и сертификации (учебная)»

Задачи проекта

Внедрение автоматизированной информационной системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения 8 для реализации программы перехода на  электронный документооборот внутри Академии.

• автоматизировать делопроизводство и деловые процессы обработки документов;
• обеспечить регистрацию и хранение электронных копий документов;
• обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;
• предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;
• предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;
• предоставить механизм согласования, обеспечивающий актуальное и полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его прохождении по маршруту;
• сократить временные затраты персонала Заказчика на неформальные коммуникации, поиск необходимых документов;
• обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;
• стандартизировать шаблоны документов;
• обеспечить безопасность и доступность системы.

Выбор партнера

Реализовать проект внедрения СЭД доверили компании с реальным опытом работы с образовательными организациями. Специалисты компании Виктория Софт знакомы со спецификой делопроизводства, имеют сертификаты фирмы 1С различного уровня. Предложили короткие сроки реализации проекта за счет увеличения команды внедрения.

Масштабы проекта

1. Реализовано ведение делопроизводства в разрезе филиалов Академии с помощью использования раздельной нумерации. Разработаны и настроены правила нумерации документов в зависимости от вида документа.
2. Добавлены виды исходящей и входящей корреспонденции. В зависимости от источника и получателя письма настроены маршруты обработки и правила регистрации в СЭД.
3. Автоматизирована работа с договорами. Реализована подготовка по шаблону документа и процесс согласования и подписания для каждого вида договора. Маршруты согласования реализованы в зависимости от вида документа. Используется 15 различных типов договоров.
4. Расширен реквизитный состав для более 15 карточке документов, добавлены такие реквизиты как: «кафедра», «срок обучения», «программа обучения» и др.
5. Для приказов по образовательной деятельности и общей загружены шаблоны документов и настроены маршруты согласования и подписания, такие как «Приказ о зачисление», «Приказ об отчисление», «Приказ о продлении обучения» и др.
6. Реализовано подписание ЭЦП для юридически значимых типов документов.
7. Автоматизирована работа с организационно - распорядительными документами (протоколы совещаний, служебные записки, доверенности и распоряжения). Настроены карточки документы и маршруты обработки.
8. Доступ к документам и файлам настроен в зависимости структуры Академии и должностных обязанностей сотрудника.
9. Выполнена интеграция с почтовым клиентом и настроено выполнение задач по почте.
10. Для планирования рабочего времени сотрудников, распределения задач и организации общих мероприятий (заседания деканатов, планерок и т.д.) настроена работа с календарем.

Основные результаты проекта

1. Сокращены сроки согласования и подписания документов до 2-3х дней;
2. Уменьшение времени и трудозатрат на поиск необходимых документов;
3. Повышение контроля исполнения поручений, заданий и документов;
4. Повышение исполнительской дисциплины на 50-60%;
5. Стандартизация и оптимизация делопроизводства Академии;
6. Автоматизация процессов регистрации, согласования, исполнения и контроля поручений;
7. 100% обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемых и подписываемых документов;
8. Повышение производительности труда.