ПОЧЕМУ ПЕРЕХОДЯТ НА ДОКУМЕНТООБОРОТ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (ДОО)?
- Недостаточный функционал и производительность «старых» систем документооборота;
- Высокая стоимость лицензий и сроки адаптации других ECM-систем;
- Недостаточный функционал других систем СЭД;
- Отсутствие мобильных приложений.
- Высших учебных заведений (ВУЗов)
- Организаций среднего профессионального образования (СПО)
РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ ДОО
ДОО АВТОМАТИЗИРУЕТ РАБОТУ
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ДОО
| Адаптированы карточки Договоров под специфику образовательных учреждений (дополнительные реквизиты для 17 видов документов) | Реализованы специализированные бизнес-процессы (например «Запрос гос. органов») |
| Адаптированы карточки Приказов под специфику образовательных учреждений (расширен реквизитный состав карточки Приказов) | Автоматизированы специализированные бизнес-процессы (Например «Заключение договоров ГПХ с преподавателями», «Заключение договоров на обучение», «Командировки сотрудников») |
| Реализовано автоматическое заполнение шаблонов Договоров и Приказов | Реализована возможность работать с мобильных устройств (мобильный телефон, планшет) |
| Настроен механизм замещения для руководителей отделов и их секретарей | Реализована возможность работы с КЭП, ПЭП, в том числе с «облачными» ЭП |
| Реализован механизм хранение документов-оснований права подписи ответственных лиц учреждения и партнеров | Реализован электронный юридически значимый архив документов |
СТОИМОСТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Документооборот образовательной организации. Электронная поставка –
В стоимость включено:
- Лицензия на основную поставку «Документооборот образовательной организации»
- Установка Документооборот образовательной организации на сервер организации
- Мобильный клиент
- Первичная настройка системы
- Сопровождение 3 месяца
Возможно использование облачной версии на нашем сервере.
МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ДЛЯ РЕКТОРАТА
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ МОДУЛИ ДОКУМЕНТООБОРОТ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРИКАЗЫ ПО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Расширен список реквизитов электронной карточки документа. В карточку электронного документа добавлены поля
с подсказками для пользователя при заполнении.
Добавлена табличная часть со списком абитуриентов.
Автоматическое заполнение шаблонов печатных форм документов
- Приказ о зачислении
- Приказ об отчислении в связи окончанием обучения
- Приказ об отчислении в связи с невыполнением учебной программы
- Приказ о продлении обучения
ДОГОВОРНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Расширен список реквизитов электронной карточки документа
Для договоров поставки реализовано автоматическое заполнение шаблонов:
- Договор на оказание услуг Договор подряда с физ. лицом
- Дополнительное соглашение (приложение)
- Акт к договору подряда с физ. лицом (приложение)
Для группы договоров «Доходные договорные документы» реализовано автоматическое заполнение шаблонов:
- Договор на оказание платных образовательных услуг в сфере ДПО
- Договор на оказание информационно-консультационных услуг в формате семинара/вебинара
- Договор на оказание услуг по аттестации поверителей
- Договор на оказание услуг по сертификации экспертов по стандартизации
- Договор на оказание услуг
- Договор о предоставлении платных образовательных услуг
- Договор на поставку печатной продукции
- Договор поставки
- Дополнительное соглашение Подгруппа «Расходные договорные документы»
СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ
Внутренний документ служебная записка может быть любого вида. Реализована возможность подготовки документа по шаблону.
- Автоматическое создание документов по шаблонам
- Независимая нумерация в разрезе филиалов
- Служебная записка о закупке
- Служебная записка о согласовании ДС к договору
МОДУЛЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Предназначен для автоматизации работы делопроизводителей образовательного учреждения. Обеспечивает регистрацию и хранение электронных копий документов.
- Входящий документ по Email
- Входящий документ с сайта ВУЗа
- Обращение граждан
- Переписка с гос. органами РФ
- Переписка с грифом «Для служебного пользования» (ДСП)
- Ответ на обращение граждан
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В РАЗРЕЗЕ ФИЛИАЛОВ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВ
Реализована возможность вести учет документов в разрезе филиалов и представительств образовательного учреждения:
- Независимая нумерация документов
- Настройка процессов и шаблонов для каждой организации
- Внутренние документы без привязки к организации
МОДУЛЬ ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
Позволяет организовать многопользовательскую работу над любыми внутренними документами (приказы, распоряжения, договора и т.д.)
Обеспечивает информационное обслуживание основной производственной деятельности специалистов и руководства ВУЗа, поддержку принятия ими управленческих решений.
- Приказы об образовательной деятельности
- Служебные записки
- Организационно-распорядительные документы
- Договорные документы
- Протоколы совещаний
ПРОТОКОЛЫ СОВЕЩАНИЙ
Подготовка протоколов по шаблонам организации
На основании протоколов возможно поставить поручения отдельным сотрудникам с возможностью контроля сроков исполнения:
- Протокол совещания общие
- Протокол совещания с Директорами филиалов
- Протокол комиссии по налогам и рискам
- Протокол Комиссии по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью
- Протокол Кадрового комитета
- Протокол Проектного комитета
- Протокол комиссии по защите плана производства и реализации (ППР)
- Протокол бюджетного комитета
СВЯЗИ ДОКУМЕНТОВ
Реализована возможность установить связи между документами (например, между договором и его доп. соглашением и т.п.)
Для конкретного документа структура всех его связей в виде дерева отображается на закладке «Связи» карточки документа с указанием количества связанных документов.
Виды связей документов:
УПРАВЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТЯМИ
Комплексная работа с бумажными и электронными доверенностями образовательной организации.
- Быстрое оформление по настроенным шаблонам
- Согласование доверенности с ректоратом и подписание
- Единый реестр доверенностей учреждения
- Контроль сроков действия доверенностей
ПОИСК ДОКУМЕНТОВ
Полнотекстовый поиск позволяет найти документ по любому известному реквизиту, процесс поиска происходит по всей информационной базе
ОГРАНИЧЕНИЕ ПРАВ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ
Доступ к документам и файлам гибко настраивается в зависимости структуры и должностных обязанностей сотрудников.
Пользователи системы видят только те документы, которые сами создавали или участвовали в их обработке (согласовании, исполнении, ознакомлении и т.д.), включая отчеты и результаты поисковых запросов.
- Ограничивающие права
- Расширяющие права
РАБОЧИЙ КАЛЕНДАРЬ СОТРУДНИКА
Использование календаря помогает решить задачу эффективного использования рабочего времени сотрудника
- Распределения задач между сотрудниками
- Планирование общих мероприятий (планерок, заседаний деканатов, ВКС и др.)
- Инструмент для планирования рабочего времени сотрудника
РАБОЧИЙ КАЛЕНДАРЬ СОТРУДНИКА
Поддерживает работу с любым видом электронной подписи
- Ограничивающие права
- Расширяющие права
ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАЧ ПО ПОЧТЕ
Пользователь может выполнять задачи по почте не входя в программу
- С помощью обычного почтового клиента
- веб-почты, в том числе посредством планшетных устройств
- доступна работа с любым документом
доступна работа с любым документом
ИНТЕГРАЦИЯ С ПОЧТОВЫМ КЛИЕНТОМ
Встроенный почтовый клиент:
- Отправка писем коллегам или на произвольный адрес
- Отправка писем сразу из системы
- Шаблоны писем
- Общая рассылка писем сотрудникам
Создание на основание писем:
- Карточек документов
- Мероприятий
- Процессов
СИСТЕМА УВЕДОМЛЕНИЙ
В системе предусмотрены гибкие настройки подписок пользователя на различные события
Виды уведомлений:
- Контроль просроченных задач
- Назначение ответственным за документ
- Окончание срока действия документов
- Остановка и прерывание процессов
- Поступление новой задачи
- Приближение контрольного срока
- Приближение окончания срока действия документов \
- Приближение сроков выполнения задач
- Уведомление программы
- Получение сообщения в чате
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПРАВ И РАБОТА С ОТСУТСТВИЯМИ
Механизм «Отсутствия» используется для отражения:
- факта отсутствия сотрудника с указанием причины
- назначения заместителей на указанный период.
Если пользователь самостоятельно не может этого сделать (например, заболел), эту запись может добавить руководитель или Администратор системы:
- указать причину
- период отсутствия
- назначить заместителя(ей)
- внести комментарии
ИНТЕГРАЦИЯ С РЕШЕНИЯМИ 1С
Функционал позволяет объединить системы 1С используемые в компании в единое информационное поле
- ручная загрузка и выгрузка данных и файлов между базами 1С
- автоматическая синхронизация данных между базами 1С\
- построение территориально распределенных систем
- бесшовная интеграция
